OA系统，即办公自动化系统（Office  Assistant简称OA），它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同 办公系统。OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程，即实施OA系统的方法与流程，随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展，OA系统解决方案也 在不断完善。

乾元坤和能够根据企事业单位办公与管理的实际需求，为之量身定制个性化的OA系统解决方案，通过详细的实地需求调研，设计开发满足企事业单位管理需求和 适应其发展需求的OA系统，为企业提供严谨周密的OA系统实施服务，帮助企业成功上线OA系统，并通过OA系统的培训指导企业内部员工对OA系统的正确运 用与操作，充分能发挥OA办公系统的真正价值。通过乾元坤和这一整套完善的OA系统解决方案，帮助企业通过OA系统实现日常办公与企务管理的信息化、自动 化、智能化，通过OA系统的流程化管理将复杂、繁琐的办公事务变得自动化、流程化、数字化，并以此提高各部门的工作效率，通过OA系统的信息集成与共享和 即时通讯功能，实现企业内部信息的即时共享的交互，更能为企业领导层快速、准确决策提供坚实有力的集成信息依据。OA系统解决方案的实施，不仅帮助企业企 业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台，同时也为企业建立起了一个协同办公平台，可以实现多人、多部门在同一时 间、同一事件项目上的同时协同协作与配合，全面提升企业的协同办公能力，提升企业团队的协作配合水平，从而提升企业整体的战斗力，提高工作效率，为企业实 现更大的经济效益。
　　现在，OA系统已经成为企业管理的第三大管理软件，也是企业信息化建设过程中的第一步，是企业发展必备的应用软件。乾元坤 和通过对OA系统解决方案不断地完善，可以帮助企业搭建一个界面友好、管理结构严谨的的自动化协同办公平台，更能够帮助企业实现企业办公与管理模式、管理 流程的自动化、规范化、体制化，，让企业管理者真正体会到使用OA系统的优势，全面提升企业的办公水平与管理水平。

　　二、OA系统解决方案的需求分析
　　企业办公与管理现状：
　 　随着企业经济的发展，规模不断扩大，企业内部结构越来越复杂，业务流程越来越繁琐，导致日常管理工作越来愈繁杂，传统的人工管理的效率已经赶不上信息更 新的频率，同时由于管理体制缺乏规范性，导致传统管理模式和方法，效率越来越不能满足企业的需要，这主要体现为：业务流程、管理流程不规范，体系制度不健 全，导致管理的混论；信息分散，手工统计、分析效率低，信息处理、汇报不及时，不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑；各部门的信息分散、共享性差， 管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况，无法实现有效的团队协作，协同能力差等等，都成为企业办公与管理中的弊病，影响企业的整体经营效益。
　　OA系统解决方案的需求：
　 　面对上述问题，实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台，加速信息的传递、流转，实现信息的共享与交互，通过实施OA系统实现对企业管理结 构的规范、业务管理流程的优化与简化，提升办公与管理的效率，降低成本，实现企业办公管理的无纸化。具体说，企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几 方面来分析：
　　1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求
　　知识经济时代，企业内外部信息资源量越来越大，结构内容也越来越复杂，企 业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台，提升对信息资源的管理。而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进 行实施统计、管理的信息系统，可以有效消除企业信息孤岛现象。
　　2、灵活的业务流程优化整合的需求
　　信息科技的发展企业客户对于端对 端的服务需求越来越普遍，员工的工作环境也越来越复杂，业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范，所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台，实现对日常办 公、管理、业务的整合，减少不必要的环节，提升企业对客户需求的响应速度，实现管理流程的优化整合。
　　3、高效的协同管理工作平台的需求
　　企业对于搞笑的协同办公平台的需求，即是要求通过OA系统解决方案的实施，帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理，实现高效的协同办公。
　　4、有效的知识资产和企业文化管理需求
　　知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分，也是企业实力的重要体现。OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，组织构建企业文化环境，提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。
　　市场上对OA系统解决方案的各种需求，体现了社会信息化的需求，同时也促进了OA系统不断完善与升级。
　　三、OA系统解决方案整体规划
　 　乾元坤和OA系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发，帮助企业实现全面的自动化办公，通常最基本的 OA系统解决方案设计主要包括以下几部分：组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系 统功能扩展等。

　1、OA系统中企业结构构架设计
　　乾元坤和OA系统解决方案可以根据企业的内部结构，针对企业的组织结构：部门、岗位和人员的设置，以及对各部门、各岗位职能，在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时，管理各个模块和权限，保证数据完整。
　　2、OA系统的技术构架的确定
　　OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求，选择合适的应用模式，方便分布式办公和移动办公。
　　3、OA系统的办公体系设计
　　乾元坤和OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系：
　　（1）按需求设定工作流程：如自定义发文处理、收文处理等工作流程，方便各级主管及时掌控所管工作的情况。
　　（2）层次化文件管理模式：如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织，也可按照需求设置文件夹级别。
　　（3）提供多权限管理文件库功能，如文件库的权限包括管理者、编辑者、作者、读者四类，访问权限也可按照这四级确定。
　　（4）OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义
　　OA系统解决方案根据具体需求，定制文件管理系统，其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。
　　（5）办公过程中所需的表单的定制设计
　　乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务，OA系统解决方案中将根据企业业务需求，定义出各种格式的表单，以提供给OA系统各个子系统应用。
　　4、工作流程设计
　　OA系统解决方案实施后，管理员无需编程即可定义各项工作流程，处理工作事务。乾元坤和OA系统流程定制服务包括：流程、环节、流向定制服务。
　　流程：对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理，创建新工作的人员等。
　　环节：定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。
　　其中，办理方式可选择：编辑式、审批式、分发式；办理人员指：OA系统可选择具体的岗位或人员。设定由上一环节制定，由文档某个域制定，提供办理某项事务的人员，办理权限设置（包括允许编辑文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限）。
　　流向：OA系统可定义各个流程中的应用模式，强化工作流程管理。其中自由流程指：OA系统提供自由流程应用模式，由办理人根据具体情况决定下一流程。
　　5、OA系统解决方案实施责任人
　　OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口，在此各项工作分类，分出轻重缓急，确定工作事务责任人。
　　6、OA系统功能扩展
　　OA系统解决方案采用开放式体系，各个功能模块可独立实现，并具有标准接口，方便系统二次开发，客户也可自行二次开发，根据企新需求的提出，实现OA系统的功能模块的扩展。
　　四、OA系统解决方案具体实施
　　（一）OA系统解决方案具体可解决以下问题
　　1、系统同化，各业务间无缝连接。乾元坤和专注于企业OA软件开发，对于企业内部的进销存、ERP系统、SCM系统、HR系统、CRM系统等系统可实现无缝链接，帮助企业整合各个系统资源。
　　2、系统智能化。乾元坤和所提供的企业OA系统可自定义邮件、短信功能，拥有强大的自我修复功能，可实现人机对话、影视播放等功能，通过资源整合构建可扩展的管理平台。
　　3、对企业管理现状分析透彻
　　例如，乾元坤和关注企业组织结构，关键业务，以便让企业更适应OA办公自动化系统。

（二）OA系统解决方案可实现的管理功能
　　1、及时内部通讯
　　电子邮件：使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
　　在线短信：可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
　　2、信息发布
　　电子公告：可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
　　电子论坛：为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
　　电子刊物：实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
　　3、日常办公应用
　　网上审批：网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
　　公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
　　工作监控：领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。